Fagansvarlig arkivar / dokumentforvalter – Avdeling Økonomi og Personal, Nasjonalbiblioteket
Kultur og kreative yrker Museum bibliotek arkiv(19 timer siden)
Stillingsbeskrivelse
Published 29-10-2024
Deadline: 15-11-2024
Fagansvarlig arkivar / dokumentforvalter
Nasjonalbiblioteket søker etter fagansvarlig arkivar / dokumentforvalter i fast stilling i avdeling Økonomi og personal.
En av våre medarbeidere går over i pensjonistenes rekker og vi søker en positiv og fleksibel person som er opptatt av digitalisering, brenner for
dokumentasjonsforvaltning og som ser viktigheten av å ta vare på arkiv for ettertiden.
Du som nyansatt skal være med å styrke og utvikle fagområdet i samarbeid med teamet.
Vi benytter Elements som sak- og arkivsystem og Microsoft 365 som felles delingsplattform. Arkiv er organisert i Personalavdelingen med til sammen 8 medarbeidere og 3 av disse har arkiv som arbeidsområdet. Stillingen rapporterer til Personalsjef.
Arbeidsoppgaver
* Daglig registrering av post fra alle kanaler
* Internkontroll
* Gjenfinning av dokumenter
* Kontroll og publisering av offentlig journal og behandle innsynsbegjæringer
* Bidra med innspill til rådgivning, veiledning og opplæring
* Sikre gode rutiner og arbeidsprosesser i daglig arkivarbeid
* Brukerstøtte og veiledning i organisasjonen, som utvikling av arbeidsrutiner og arbeidsflyter hos de forskjellige avdelingene etter deres behov
* Systemforvalteransvar herunder:
* administrere brukere, brukertilganger, administrativ inndeling, tilgangskoder, vedlikeholde og opprette maler, arkivnøkkel,
* Videreutvikling og vedlikehold av Nasjonalbibliotekets arkivplan, herunder prosedyre for saksbehandling i alle ledd
* Utvikle og vedlikeholde bevarings- og kassasjonsplan
* Vedlikeholde integrasjoner mellom Elements og tredjepart
* Testing ved oppgraderinger av arkivsystemet og ved endringer som påvirker daglig drift
* Faglig utvikling av arkiv sammen med kolleger
* Dokumentasjonsforvaltning i henhold til gjeldende lovverk
Kvalifikasjoner
* Bachelor i arkivvitenskap eller annen arkivfaglig utdanning. Lang erfaring fra tilsvarende arbeid kan kompenseres for formell utdanning
* Minimum 3 års erfaring i bruk av Elements eller annet elektronisk arkivsystem
* Svært god IT-kompetanse og gjerne erfaring med digitale prosesser
* Ønskelig med erfaring fra arkivtjeneste innen offentlig forvaltning og god kjennskap til relevant lovverk, forskrifter, standarder og god praksis innenfor fagområdet
* Ønskelig med erfaring fra M365
* God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk
Personlige egenskaper
* Gode samarbeidsevner, men også evne til å arbeide selvstendig
* Evne til å ta initiativ
* Stor arbeidskapasitet og motivasjon for å levere gode resultater sammen med andre
* Faglig engasjert
* Bidrar til et godt arbeidsmiljø
* Personlig egnethet vil bli tillagt vekt
Vi tilbyr
* Variert jobb med selvstendige oppgaver
* Godt fagmiljø og gode kolleger
* Fast stilling i stillingskode 1434 rådgiver. Stillingen lønnes fra ltr. 60 – 64 som fortiden utgjør kr. 584 500 – 624 500 pr år. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes
* Fleksibel arbeidstid – sommer- og vintertid
* Sentral beliggenhet på Solli plass
* Mulighet for trening i arbeidstiden
* Medlemskap i Statens Pensjonskasse
Kontaktinformasjon
Kari Smith Meyer, Personalsjef, 90 22 60 17, kari.smith-meyer@nb.no
Spørsmål om søknad og CV, personal@nb.no
Arbeidssted
Henrik Ibsens gate 110
0255 Oslo
Nøkkelinformasjon:
Arbeidsgiver: Nasjonalbiblioteket
Referansenr.: 4876396758
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 15.11.2024
DIVERSE INFO
| Arbeidsgiver | Avdeling Økonomi og Personal, Nasjonalbiblioteket orgnr: |
|---|---|
| Kort om arbeidsgiver |
Nasjonalbiblioteket er en av landets største og viktigste kulturinstitusjoner, og en av de fremste kildene til kunnskap om Norge og norske forhold. Med forankring i pliktavleveringsloven samler og bevarer vi det som er publisert i Norge innenfor alle medietyper, som bøker, tidsskrifter, aviser, musikk, film, foto, i kringkasting og på nett. I kraft av samlingen og ved å gjøre den tilgjengelig via digitale tjenester, danner Nasjonalbiblioteket grunnlag for dokumentasjon, forskning og læring, og bidrar til å skape identitet og tilhørighet. Nasjonalbiblioteket skal bidra til å videreutvikle norske bibliotek som aktive og aktuelle samfunnsinstitusjoner, og har som mål å være et av Europas mest spennende og moderne nasjonalbibliotek. Vi har ca. 600 ansatte i Oslo og Mo i Rana, og et budsjett på 680 millioner kroner. Nasjonalbiblioteket ønsker å gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og deltar i regjeringens inkluderingsdugnad. Vi oppfordrer derfor kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av alder, kjønn, funksjonsevne, etnisk bakgrunn, seksuell legning eller hull i CV. Arbeidsforholdene vil bli lagt til rette for medarbeidere med nedsatt funksjonsevne. Opplysninger om nedsatt funksjonsevne eller hull i CV kan bli brukt til registreringsformål. Navn på alle søkere kan bli offentliggjort selv om søker har bedt om ikke å bli ført opp på den offisielle søkerlista, jf. Offentleglova § 25. Kopi av attester og vitnemål må vedlegges søknaden, og originaler fremlegges ved intervju. |
| Webside | http://www.nb.no |
| Bransje | Kultur og kreative yrker |
| Yrke | Museum, bibliotek, arkiv |
| Sted | OSLO (Adresse: Henrik Ibsens gate 110 Postnr: 0255) |
| Stillingstype | Fast Heltid Antall stillinger: 1 |
| Sektor | Offentlig |
| Krav | Unknown |
| Tiltredelse | Unknown |
| Søknadsfrist | 15-11-2024 |
