Spesialkonsulent – Innbyggertorg, servicetorg og dokumentsenter, Oslo kommune, Bydel Alna
Uoppgitt/ ikke identifiserbare Ikke identifiserbare(19 hours ago)
Job Description
Published 21-10-2024
Deadline: 05-11-2024
Spesialkonsulent
Kjenner du deg igjen i Bydel Alna sin visjon: “I Bydel Alna står vi sammen med innbyggerne for å skape et bærekraftig lokalsamfunn med muligheter for alle, der vi ser verdien av vårt mangfold”? Da er du den vi leter etter!
Vil du være med på å sikre effektiv dokumenthåndtering og bidra til digitaliseringen av bydelens tjenester? Bydel Alna søker en spesialkonsulent med ansvar for vårt fagarkiv.
Som en del av vårt team i bydelens lokale dokumentsenter vil du ha daglig ansvar for drift og oppfølging av saksarkivsystemet (Websak+) og fagarkivet. Din oppgave blir å sikre at all dokumentasjon håndteres i tråd med gjeldende lover og forskrifter, som Arkivloven, Forvaltningsloven, Offentleglova og Personopplysningsloven. Du vil også administrere tilgang til bydelens Altinn-konto, gi støtte og veiledning til ledere og saksbehandlere i dokumentforvaltning, samt bidra til utvikling og forenkling av arbeidsprosesser.
Arbeidsoppgaver
- Daglig oppfølging av bydelens saksarkivsystem (Websak+), inkludert postfordeling, behandling av innsynsforespørsler og kontroll av offentlig journal.
- Håndtere postfordeling, sortering og frankering.
- Journalføring og skanning av dokumenter i Gerica.
- Utføre daglig arkivpleie, inkludert innlevering og utlevering av arkivmapper.
- Hovedansvar for Altinn, inkludert tilgangsstyring og internkontroll.
- Kvalitetsutvikling og veiledning innen fagarkivrelaterte spørsmål.
- Bistå i utarbeidelsen av bydelens arkivplan og gjennomføre tilsyn med arkivlokaler.
- Håndtere utlån av saker fra bortsettingsarkiv og utføre arkivbegrensning og kassasjon i henhold til regelverket.
- Bidra til forenkling og digitalisering av arbeidsprosesser i bydelen.
- Delta i tjenestens fagteam for kontinuerlig forbedring av arkivrutiner.
Kvalifikasjoner
- Relevant utdanning innen arkiv eller dokumenthåndtering. Lang og relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning.
- Erfaring med elektroniske saksbehandlingssystemer, spesielt Acos Websak+
- God IKT-kompetanse og systemforståelse, spesielt med M365-plattformen.
- Erfaring fra offentlig forvaltning og kjennskap til relevant lovverk som Arkivloven, Forvaltningsloven og Offentlighetsloven.
- Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på norsk og engelsk.
- Evne til å samarbeide godt med kolleger og andre aktører.
Personlige egenskaper
- Vi ønsker en medarbeider med gode samarbeids- og kommunikasjonsevner.
- Du må trives med utfordringer, og være serviceinnstilt.
- Du må kunne jobbe strukturert og selvstendig, samt vise initiativ og fleksibilitet.
- Øye for detaljer samt blikk for helhet
- Trives med både rutineoppgaver og utviklingsarbeid
- Evne til å veilede og engasjere medarbeidere rundt deg
- Løsningsorientert, digitalt fremoverlent, og ønske om å bidra til å utvikling av dagens tjenester
- Personlig egnethet vil bli vektlagt.
Vi tilbyr
En utfordrende og spennende stilling i et fagmiljø preget av utvikling og digitalisering. Som spesialkonsulent ved dokumentsenteret vil du spille en viktig rolle i å sikre effektiv dokumenthåndtering i bydelen, samtidig som du får muligheten til å bidra til forenkling og forbedring av arbeidsprosesser.
- Gode pensjons- og forsikringsordninger gjennom Oslo pensjon forsikring
- Gode Lønns- og arbeidsvilkår ihht. lov og avtaleverk for Oslo kommune. Lønnstrinn 43.
- Et dynamisk og inkluderende arbeidsmiljø med tillitsbasert ledelse.
- Gode fasiliteter i et nytt og moderne Bydelshus på Furuset.
- Svært gode kollektivforbindelser: Fra Lillestrøm stasjon ca 30 minutter, Jernbanetorget i Oslo ca 20 minutter, Og Lørenskog stasjon ca 15 minutter.
- Gratis treningsrom.
- Gratis innendørs sykkelparkering.
- Ulike personalfordeler som Oslo Kommune har avtaler om.
Kontaktinformasjon
Elisabeth Lie, 46545104
Arbeidssted
Trygve Lies plass 6
1051 OSLO
Nøkkelinformasjon:
Arbeidsgiver: Oslo kommune
Referansenr.: 4874831279
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 05.11.2024
DIVERSE INFO
| Arbeidsgiver | Innbyggertorg, servicetorg og dokumentsenter, Oslo kommune, Bydel Alna orgnr: |
|---|---|
| Kort om arbeidsgiver |
Arbeidsplassene i Oslo kommune skal preges av mangfold, og våre ansatte skal gjenspeile byens befolkning. Vi oppfordrer alle som er kvalifisert til å søke jobb hos oss uansett alder, funksjonsevne, kjønn, seksuell orientering, religion eller etnisk bakgrunn. Oslo kommune legger vekt på å tilrettelegge arbeidsforholdene dersom du har behov for det. Vi gjør oppmerksom på at søkere kan føres opp på offentlig søkerliste selv om søkeren har bedt om anonymitet, men dette vil du i så tilfelle få varsel om. Bydel Alna er dynamisk og utviklingsorientert, vi har ca. 50 000 innbyggere, ca. 1300 årsverk og et budsjett på ca. 2,6 mrd. kroner. Det er stor variasjon i levekår. Bydelen har det økonomiske og administrative ansvaret for tjenester og tilbud innen pleie og omsorg, lokalsamfunnsutvikling, helse, barnehager, barnevern, sosialtjeneste, bolig, fritid og kultur. Bydel Alna ønsker å være en attraktiv arbeidsplass for kompetente, selvstendige, kvalitetsbevisste og engasjerte medarbeidere. Les mer om Bydel Alna |
| Webside | http://www.oslo.kommune.no |
| Bransje | Uoppgitt/ ikke identifiserbare |
| Yrke | Ikke identifiserbare |
| Sted | OSLO (Adresse: Trygve Lies plass 6 Postnr: 1051) |
| Stillingstype | Fast Heltid Antall stillinger: 1 |
| Sektor | Offentlig |
| Krav | Unknown |
| Tiltredelse | Unknown |
| Søknadsfrist | 05-11-2024 |
