Fagansvarlig som arkivar / dokumentforvalter – Avdeling Økonomi og Personal, Nasjonalbiblioteket
Kultur og kreative yrker Museum, bibliotek, arkiv(21 hours ago)
Job Description
Published 19-11-2024
Deadline: 08-12-2024
Fagansvarlig som arkivar / dokumentforvalter
Nasjonalbiblioteket søker etter fagansvarlig arkivar / dokumentforvalter i fast stilling i avdeling Økonomi og personal.
En av våre medarbeidere går over i pensjonistenes rekker og vi søker en positiv og fleksibel person som er opptatt av digitalisering, brenner for
dokumentasjonsforvaltning og som ser viktigheten av å ta vare på arkiv for ettertiden.
Du som nyansatt skal være med å styrke og utvikle fagområdet i samarbeid med teamet.
Vi benytter Elements som sak- og arkivsystem og Microsoft 365 som felles delingsplattform.
Arkiv er organisert i Personalavdelingen med til sammen 8 medarbeidere og 3 av disse har arkiv som arbeidsområdet. Stillingen rapporterer til Personalsjef.
Arbeidsoppgaver
- daglig registrering av post fra alle kanaler
- internkontroll
- gjenfinning av dokumenter
- kontroll og publisering av offentlig journal og behandle innsynsbegjæringer
- bidra med innspill til rådgivning, veiledning og opplæring
- sikre gode rutiner og arbeidsprosesser i daglig arkivarbeid
- brukerstøtte og veiledning i organisasjonen, som utvikling av arbeidsrutiner og arbeidsflyter hos de forskjellige avdelingene etter deres behov
- videreutvikling og vedlikehold av Nasjonalbibliotekets arkivplan, herunder prosedyre for saksbehandling i alle ledd
- ansvarlig for å utvikle og vedlikeholde bevarings- og kassasjonsplan og arkivnøkkel
- ansvarlig for å vedlikeholde integrasjoner mellom Elements og tredjepart
- ansvarlig for testing ved oppgraderinger av arkivsystemet og ved endringer som påvirker daglig drift
- ansvarlig for å vedlikeholde og opprette maler
- faglig utvikling av arkiv sammen med kolleger
- dokumentasjonsforvaltning i henhold til gjeldende lover
Systemforvalteransvar herunder:
- administrere brukere, brukertilganger, administrativ inndeling, tilgangskoder,
Kvalifikasjoner
- krav til bachelor i arkivvitenskap eller annen tilsvarende arkivfaglig utdanning
- minimum 3 års erfaring i bruk av Elements eller annet elektronisk arkivsystem
- erfaring med å utarbeide arkivplan, bevaring- og kassasjonsplan, arkivnøkkel
- erfaring med å vedlikeholde og opprette maler
- erfaring med arbeidsoppgavene vi har listet opp
- svært god IT-kompetanse og gjerne erfaring med digitale prosesser
- ønskelig med erfaring fra arkivtjeneste innen offentlig forvaltning og god kjennskap til relevant lovverk, forskrifter, standarder og god praksis innenfor fagområdet
- ønskelig med erfaring fra M365
- meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk
Noe reisevirksomhet til Mo i Rana må påregnes.
Arbeidssted:
Oslo
Personlige egenskaper
- gode samarbeidsevner, men også evne til å arbeide selvstendig
- evne til å ta initiativ
- stor arbeidskapasitet og motivasjon for å levere gode resultater sammen med andre
- faglig engasjert
- bidrar til et godt arbeidsmiljø
Personlig egnethet vil bli tillagt vekt.
Vi tilbyr
Variert jobb med selvstendige oppgaver
Godt fagmiljø og gode kolleger
Fast stilling i stillingskode 1434 rådgiver. Stillingen lønnes fra ltr. 62 – 66 som fortiden utgjør kr. 604 900 – 646 000 pr år. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes
Fleksibel arbeidstid – sommer- og vintertid
Sentral beliggenhet på Solli plass
Mulighet for trening i arbeidstiden
Medlemskap i Statens Pensjonskasse
Kontaktinformasjon
Kari Lie Smith-Meyer, Personalsjef, 90 22 60 17, kari.smith-meyer@nb.no
Spørsmål om søknad og CV, personal@nb.no
Arbeidssted
Henrik Ibsens gate 110
0255 Oslo
Nøkkelinformasjon:
Arbeidsgiver: Nasjonalbiblioteket
Referansenr.: 4886665780
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 08.12.2024
DIVERSE INFO
| Arbeidsgiver | Avdeling Økonomi og Personal, Nasjonalbiblioteket orgnr: |
|---|---|
| Kort om arbeidsgiver |
Nasjonalbiblioteket er en av landets største og viktigste kulturinstitusjoner, og en av de fremste kildene til kunnskap om Norge og norske forhold. Med forankring i pliktavleveringsloven samler og bevarer vi det som er publisert i Norge innenfor alle medietyper, som bøker, tidsskrifter, aviser, musikk, film, foto, i kringkasting og på nett. I kraft av samlingen og ved å gjøre den tilgjengelig via digitale tjenester, danner Nasjonalbiblioteket grunnlag for dokumentasjon, forskning og læring, og bidrar til å skape identitet og tilhørighet. Nasjonalbiblioteket skal bidra til å videreutvikle norske bibliotek som aktive og aktuelle samfunnsinstitusjoner, og har som mål å være et av Europas mest spennende og moderne nasjonalbibliotek. Vi har ca. 600 ansatte i Oslo og Mo i Rana, og et budsjett på 680 millioner kroner. Nasjonalbiblioteket ønsker å gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og deltar i regjeringens inkluderingsdugnad. Vi oppfordrer derfor kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av alder, kjønn, funksjonsevne, etnisk bakgrunn, seksuell legning eller hull i CV. Arbeidsforholdene vil bli lagt til rette for medarbeidere med nedsatt funksjonsevne. Opplysninger om nedsatt funksjonsevne eller hull i CV kan bli brukt til registreringsformål. Navn på alle søkere kan bli offentliggjort selv om søker har bedt om ikke å bli ført opp på den offisielle søkerlista, jf. Offentleglova § 25. Kopi av attester og vitnemål må vedlegges søknaden, og originaler fremlegges ved intervju. |
| Webside | http://www.nb.no |
| Bransje | Kultur og kreative yrker |
| Yrke | Museum, bibliotek, arkiv |
| Sted | OSLO (Adresse: Henrik Ibsens gate 110 Postnr: 0255) |
| Stillingstype | Fast Heltid Antall stillinger: 1 |
| Sektor | Offentlig |
| Krav | Unknown |
| Tiltredelse | Unknown |
| Søknadsfrist | 08-12-2024 |
